Note de frais
La note de frais permet à un salarié ou à un dirigeant de demander le remboursement de dépenses professionnelles avancées personnellement. Elle doit être accompagnée des justificatifs demandés et reste soumise aux règles de remboursement de l'entreprise.
Les types de frais les plus couramment inclus dans une note de frais sont : les frais de déplacement (transports, carburant, péages), les frais d'hébergement (hôtel), les frais de repas d'affaires, les frais de parking, et tout autre frais engagé dans le cadre de l'activité professionnelle.
Pour les indemnités kilométriques, l'URSSAF publie chaque année un barème officiel selon la puissance fiscale du véhicule, qu'il est recommandé d'utiliser comme base de calcul. Le total de la note de frais est calculé automatiquement à partir des montants saisis pour chaque ligne.
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Questions fréquentes
Faut-il joindre les justificatifs originaux à la note de frais ?
Oui, les justificatifs originaux (tickets, factures) doivent être conservés et joints à la note de frais. Sans justificatifs, les frais peuvent être requalifiés en avantages en nature.
Quel est le délai pour présenter une note de frais ?
En principe, les notes de frais doivent être présentées dans les 3 ans suivant la dépense, mais la plupart des entreprises exigent une présentation mensuelle.
Les frais de repas sont-ils toujours remboursables ?
Seuls les repas pris dans le cadre d'un déplacement professionnel ou d'un repas d'affaires sont remboursables. Les repas quotidiens sur le lieu de travail peuvent bénéficier de l'indemnité de repas selon les conventions collectives.